Privacy in condominio: La Responsabilità dell’Amministratore
Il tema della tutela dei dati nel Condomìnio, e quindi dell’obbligatorietà dell’attuazione dei princìpi della Privacy, si basa su quanto disposto dal Codice Civile, art. 1130, comma 6; e dal Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati n. 679/2016 (GDPR), artt. 24 e 28:
- Il Codice Civile, art. 1130, comma 6, segnala l’obbligo per l’Amministratore di “curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale”, contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio;
- Il Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati n. 679/2016 (GDPR), art. 24, indica il Condominio, in quanto entità singola dotata di proprio codice fiscale come “Titolare del trattamento dei dati”, e quindi tenuto ad assumere tutte le decisioni rilevanti circa le finalità, le modalità e gli strumenti utilizzati per realizzare il trattamento;
- Il Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati n. 679/2016 (GDPR), art. 28, indica l’Amministratore del Condominio come “Responsabile del trattamento dei dati”, relativamente a tutte le attività che svolge per la gestione condominiale presso il suo studio, in quanto “tratta i dati personali per conto del titolare del trattamento”.
L’amministratore deve adottare delle misure particolari per la conservazione dei dati del condominio?
Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali, l’amministratore deve conservare la documentazione, sia cartacea, sia in formato elettronico (ad esempio: verbali, estratti conto, fatture, immagini del sistema di videosorveglianza, il registro dell’anagrafe condominiale) al riparo da intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati. Particolari cautele devono essere adottate quando si trattano, tra gli altri, dati sensibili o giudiziari.
Quali sono le regole per installare un sistema di videosorveglianza condominiale?
Nel caso in cui il sistema di videosorveglianza sia installato dal condominio per controllare le aree comuni, devono essere adottate in particolare tutte le misure e le precauzioni previste dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante in tema di videosorveglianza. Tra gli obblighi che valgono anche in ambito condominiale vi è quello di segnalare le telecamere con appositi cartelli, eventualmente avvalendosi del modello predisposto dal Garante. Le registrazioni possono essere conservate per un periodo limitato tendenzialmente non superiore alle 24-48 ore, anche in relazione a specifiche esigenze come alla chiusura di esercizi e uffici che hanno sede nel condominio o a periodi di festività. Per tempi di conservazione superiori ai sette giorni è comunque necessario presentare una verifica preliminare al Garante. Le telecamere devono riprendere solo le aree comuni da controllare (accessi, garage…), possibilmente evitando la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti (strade, edifici, esercizi commerciali ecc.). I dati raccolti (riprese, immagini) devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza che ne consentano l’accesso alle sole persone autorizzate (titolare, responsabile o incaricato del trattamento).
Videocamere di sorveglianza: e se il condominio avesse un dipendente?
Secondo l’art.4 dello Statuto dei lavoratori, dedicato agli Impianti audiovisivi:
È vietato l’uso di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori.
- Gli impianti e le apparecchiature di controllo che siano richiesti da esigenze organizzative e produttive ovvero dalla sicurezza del lavoro, ma dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori, possono essere installati soltanto previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in mancanza di queste, con la commissione interna. In difetto di accordo, su istanza del datore di lavoro (Amministratore di condominio), provvede l'Ispettorato del lavoro, dettando, ove occorra, le modalità per l'uso di tali impianti.
- Per gli impianti e le apparecchiature esistenti, in mancanza di accordo con le rappresentanze sindacali aziendali o con la commissione interna, l'Ispettorato del lavoro provvede entro un anno dall'entrata in vigore della presente legge, dettando all'occorrenza le prescrizioni per l'adeguamento e le modalità di uso degli impianti suddetti.
Contro i provvedimenti dell’Ispettorato del lavoro, di cui ai precedenti secondo e terzo comma, il datore di lavoro, le rappresentanze sindacali aziendali o, in mancanza di queste, la commissione interna, oppure i sindacati dei lavoratori di cui al successivo art. 19 possono ricorrere, entro 30 giorni dalla comunicazione del provvedimento, al Ministro per il lavoro e la previdenza sociale.
